Вступление.
Как я пришла к такой системе?
Я читала блоги в интернете о том, как другие товарищи организуют свое время и дела. К сожалению, вряд ли сейчас смогу найти один из главных источников, послуживший вдохновением для моей идеи. Суть там заключалась в том, что человек ставил на день три главные задачи, и после их выполнения давал награду. Почему именно три? Я уже не помню, почему, похоже, он пришел к этому опытным путем - больше - уже сложновато осилить за день, а меньше - слишком легко. Может, кому-нибудь имеет смысл ставить больше или меньше задач на день, ну лично для меня, как оказалось, три - в самый раз будет. Да и нравится мне это число.
В другом источнике - в книге (прошу прощения, но опять же не помню в какой) я прочитала, что если вы взялись за какое-то дело, то нужно его делать хотя бы раз в неделю. Эта мысль тоже дала толчок в развитии моей идеи, став также одним из главных правил.
Также я прочитала книгу «7 Навыков высокоэффективных людей» (о, хоть что-то помню!). В данном источнике описывается, что любую задачу можно разместить на плоскости в одном из квадратов, в зависимости от его важности и срочности. И один из главных выводов, который я сделала на основе этой книги – нужно больше уделять время действительно тем делам, которые важны для тебя.
В общем, сложив эти тезисы, а также саму идею стикеров, и получилась моя «система».
Где найти стикеры?
Нужный инструмент есть не на всех операционных системах. У меня стоит семерка, в ней стикеры есть по умолчанию. Для этого нужно просто зайти в Гаджеты и выбрать там "Записки". Новую записку можно создать, подведя курсор в верхний левый угол, а удалить - в верхний правый. Также удобная отличительная особенность стикеров - это цвет. Чтобы выбрать цвет, достаточно нажать правой кнопкой по стикеру, и там будет нужная менюшка.
Насчет бумажных, честно говоря не знаю, насколько это будет эффективно. Ни разу не пробовала, честно говоря.
Моя система напоминаний.
Так мы плавно переходим к самой системе. Упомянув про цвета, сразу расскажу, что из них каждый для меня обозначает.
О цветовых обозначениях.
Я так условилась, что каждый цвет стикера обозначает некоторое абстрактное множество задач. Это нужно в первую очередь для наглядности, но и не только для нее, но об этом потом.
Розовый - самый главный цвет. Им обозначается основной проект (один!) - самое главное дело, которым нужно заниматься постоянно. Обычно такому делу нужно уделять определенное количество часов в день, поэтому рядом я часто ставлю цифру, сколько часов в день на этой неделе я рассчитываю уделить главному проекту. Или как вариант нужно каждый раз ставить критерий, когда на этот день дело будет считаться выполненным.
Синий - то, что нужно сделать, потому что это будет полезно мне. Например, у меня это: работа с сайтом (как техническая, так и создание новых записей в блоге), обучение чему-либо, чистка дисков и создание резервных копий. Также сюда могут входить побочные проекты, например, «В поисках интернетов».
Зелёный - то, что нужно сделать, потому что это будет полезно другим людям. Например, кто-то меня попросил сделать доклад, кто-то хочет обсудить со мной что-то, кому-то надо ответить по почте, а еще нужно заниматься поддержкой «Светлой зоны».
Желтый - развлечения. По сути, этот пункт служит таким приятным разбавлением моего списка дел: поиграть во что-то там, посмотреть аниме или какой-нибудь фильм, послушать видеозаписи с конференции или аудиокнигу и т.п.
Белый – что-то срочное, или просто заметки, не требующие действий. Например, это может быть напоминание о том, что скоро день рождения у друга, или какие-нибудь советы, по типу - "не пей газировку" и "попытайся понять мнение собеседника"
Фиолетовые - сторонние другие действия. Такие действия обычно не касаются компьютера вообще, например: сходить куда-то по какому-нибудь делу, может, помочь или встретиться с кем-то договорились. К таким действиям может добавляться время и день недели, в этом случае они имеют максимальный приоритет в назначенное время.
Распределине дел.
Итак, таким образом мы имеем список действий на стикерах разного цвета. Предположим, что у нас начало недели. Берем все наши стикеры и ставим их в исходную позицию.
Первая линия - белые уведомления - на самый верх.
Вторая линия - очередь на исполнение, туда все остальные, кроме главного розового.
Его еще на строку вниз - третья линия - это то, что нужно сделать сегодня. Сюда пока ставим только розовый.
В самом низу у меня еще одна линия с напоминаниями или туда могут попасть еще дела, которые нужно сделать не только сегодня, а нужно сделать срочно и вне очереди.
Синие, зеленые и желтые дни.
Так... розовый мы уже поставили, что его нужно сделать сегодня. А как же остальные? За какие дела из перечисленных мы возьмемся именно сегодня?
У меня есть такое забавное правило, по очереди отдавать приоритет разным цветам. Первый день - приоритет синим, второй - зелёным, третий - желтым, а дальше снова синий, зеленый, желтый и так далее.
Если у нас сегодня "синий день", то мы выбираем еще два дела, обозначенные синим цветом. Таким образом у нас получается три дела, которые нужно сделать сегодня: главный проект, плюс два просто полезных. Если нет дел данного цвета, то он пропускается и делается следующий. Если одна карточка нужного цвета есть, а второй нету, то вторую берем любую из еще не сделанных на этой неделе. Но на следующей неделе будет начинаться с пропущенного цвета.
Таким образом у нас вышло, что на сегодняшний день стоит три дела – одно главное, и два одного цвета, по цвету дня:
Ой, чуть не забыла про фиолетовые стикеры!
Я им ставлю всегда приоритет текущего дня. То есть, например, если у нас синий день, то он еще и фиолетовый. И если желтый, то он тоже еще слегка фиолетовый … ну вы поняли (наверное).
Порядок выполнения дел.
Первый приоритет имеет основной проект - розовый. После того, как запланированное на сегодня по проекту сделано, переходим к одному из двух других дел на выбор.
Иногда бывает, что надо что-то сделать срочно. Тогда перетаскиваем дело в самый низ, и сначала делаем его. Но слишком увлекаться этим не стоит, иначе можно погрязнуть в текучке.
Если все три дела за день выполнены, и еще осталось время до конца дня, можно выбрать любое дело, в том числе и желтое (развлечение) из списка. Или вообще заняться чем-то вне списка, что хочется под настроение, или пораньше лечь спать.
Сделано или не сделано?
Сделано!
Обычно определяется интуитивно или по факту.
Если дело не нужно делать каждую неделю, то стикер просто удаляем. Сделанные дела, к которым нужно вернуться на следующей неделе, переносятся на второй монитор (или куда-нибудь в сторону) и помечаются плюсиком. Если дело нужно еще делать на этой неделе, то переносим во вторую секцию, например, розовое.
Не сделано.
Если день закончился, а что-то из запланированного так и не сделано, то переносим стикер в исходный список дел, которые нужно сделать на неделе.
Восклицательные знаки.
В конце недели все дела, которые сделать не успеваешь, нужно помечать восклицательными знаками. Это прибавляет делу приоритет на единицу. Например, синее дело с восклицательным знаком в синий день равносильно розовому без него. Или, допустим, зеленое дело с двумя восклицательными знаками в желтый день будет иметь выше приоритет, чем обычное желтое дело.
Когда выполняешь дело с восклицательным знаком, но не помечается плюсом, а просто убирается восклицательный знак. Таким образом избавляешься как бы от долга за прошлую неделю, а за эту неделю еще нужно будет сделать. И те дела, которые давно не делались, выходят на первый план.
Вот, например, на этом скрине видно, что я задолжала несколько записей для Локатора, поэтому из-за такого количества восклицательных знаков приоритет написать статью сегодня выше, чем заниматься Айстрией.
Круговорот.
Таким образом по мере поступления добавляются новые дела, а старые задачи кочуют из недели в неделю. Получается что-то вроде такого ручного трекера.
Небольшое отступление.
Иногда мне необходимо заниматься планированием и на других операционных системах, например на ХР. В этом случае я предпочитаю простой блокнот "notepad ++". Для планирования в блокноте тоже есть что-то вроде своей системы, но это уже другая история. Возможно, расскажу в другой раз про это, если вам понравилось.
